Академия «ТЕРАТЕК» — люди, опыт, эффективность

Успешный старт «Академии ТЕРАТЕК» стал ответом на общеотраслевой кадровый кризис. Формализованная база знаний, совмещённая с системой отбора и подготовки специалистов — насущная необходимость и залог процветания компании в обозримом будущем. О том, как работает и на что нацелена «Академия», рассказывает HR-менеджер группы компаний «ТЕРАТЕК» Екатерина Старовойтова.

Вопрос в лоб: зачем компании потребовалась «Академия»?

«ТЕРАТЕК» делает серьёзную ставку на инновационные технологии, и в связи с этим у нас поднялась и планка требований к персоналу компании. В последние годы мы всё чаще берёмся за выполнение уникальных проектов, аналогов которым в отрасли нет. И, к сожалению, не всем сотрудникам и потенциальным кандидатам на наши вакансии удаётся выдержать наши требования. Платформа позволяет структурировать работу и снизить затраты времени на выполнение рутинных процедур за счёт максимально возможной автоматизации. Говоря словами Александра Прокопенко, «на ручном управлении далеко не уедешь».

Но ведь у автоматизации есть и оборотная сторона: любой сбой или ошибочное действие способно привести к образованию «лавины» неверных решений. Не рискованно ли это?

Всё зависит от того, кто, как и что именно автоматизирует. Действительно, масштабы выполняемых нами проектов уже таковы, что неверные решения могут выливаться в огромные убытки. Не говоря уже о репутационных потерях, которых допустить нельзя ни в коем случае. Плюс к тому — фактор роста. В «ТЕРАТЕК» постоянно внедряется что-то новое, идёт постоянная трансформация и рабочих процессов, и самой структуры компании. А поскольку это предполагает постоянную потребность в кадрах, становится критически важным свести к минимуму длительность вхождения новых сотрудников в рабочий процесс. И генеральный директор нашёл решение: формализовать базу знаний в виде программной платформы, которая позволила бы накапливать общее информационное достояние и использовать его для систематического обучения персонала. Эта платформа уже создана и работает, и мне доверено отвечать за её работу

Насколько вам удалось сократить «кривую обучения»?

Если считать вместе с адаптацией к рабочему процессу — примерно в 15 раз. Я вовсе не преувеличиваю: раньше новый сотрудник мог приступить к самостоятельной работе через 3-4 месяца, а с применением платформы этот срок сократился до пары недель.

Как организован учебный процесс?

Обучающемуся предлагается за ограниченное время — от нескольких дней до двух недель — изучить достаточно большой объём информации. В зависимости от профиля речь может идти о сотнях страниц. Всё это тщательно структурировано, в частности, выделены регламенты, приводятся пошаговые инструкции со скриншотами. На первом этапе отдельное внимание уделяется уже сложившемуся у нас жаргону. К примеру, человек «с улицы» в общем случае не в курсе, что РОП — это руководитель отдела продаж, КП — коммерческое предложение, а УРС — удаленный рабочий стол.

Это происходит заочно, на «удалёнке»?

Да, на дистанции, но новобранцев мы достаточно плотно контролируем, не бросаем на произвол судьбы. Если речь идёт о ключевой группе сотрудников, прикрепляем куратора. Затем студент сдаёт онлайн-экзамен, руководитель анализирует результаты и делает выводы, по каким вопросам человека нужно «подтянуть», и всё дорабатывается в режиме видеоконференции, например, через Zoom. В результате уже спустя неделю новый сотрудник начинает уверенно ориентироваться в базе знаний и мгновенно извлекать из неё нужную для выполнения рабочих задач информацию.

Таким образом, основные компоненты платформы как базы знаний — набор регламентов и корпоративный глоссарий?

Не только это. Здесь есть, к примеру и общая база «лайфхаков», приёмов, позволяющих сократить время по критически важным процедурам. На этих страницах — описание алгоритмов, ссылки на удобные веб-сервисы. Такие, как калькулятор НДС или веб-форма для прямой отправки сообщений в WhatsApp, минуя добавление клиента в адресную книгу. Использование платформы далеко не исчерпывается учебными задачами. Для нас это глобальный инструмент синхронизации знаний и усилий, благодаря которому мы все остаёмся настроенными на одну волну.

Каким образом пополняется база знаний, кто может добавлять контент в платформу?

Это прерогатива руководителей отделов — помимо занесения в базу сведений об уже сложившихся рабочих процедурах, они делятся и уникальным опытом, полученным впервые. Это делает опыт достоянием всей команды, помогает в следующий раз сработать чётко и «не наступить на грабли». На данный момент в базе выложены десятки видеороликов с пошаговыми инструкциями по всем ключевым элементам рабочего процесса. При этом доступ к базе структурирован в зависимости от того, к какой группе специалистов относится данный конкретный пользователь — офис-менеджер, инженер IT-службы, закупщик или менеджер по продажам. Есть и разделы, общие для всех групп — такие, как структура компании, взаимодействие внутри команды, работа с контрагентами.

То есть, платформа должна быть приспособлена к запросам самого разного рода?

Да, поскольку это наш универсальный рабочий инструмент. В базе хранится организационная структура компании и детальные описания процессов и процедур, инструкции по работе с самым разным софтом — таким, как 1С, Битрикс24, УРС и т.д. Подробно расписаны все тонкости взаимоотношений с клиентами и контрагентами: какого рода вопросы задавать и на какие быть готовыми ответить. В базе содержатся и внутренние процедуры, по которым могут возникать вопросы: к кому за чем обращаться, как оформить и т.п. Здесь выложена вся наша история, все актуальные сертификаты, презентации, сведения о выполненных проектах, плюс список публикаций о «ТЕРАТЕК» в СМИ за последние полтора десятка лет — а это более восьмисот веб-страниц. Удержать столько информации в голове одного человека просто невозможно.

Как вы оцениваете общую эффективность обучающей платформы?

По итогам года мы пришли к выводу о том, что этот инструмент просто незаменим. С его помощью нам удалось унифицировать, стандартизовать массу повторяющихся процедур — чтобы избежать ненужных споров и обсуждений. Работа стала более слаженной, сотрудникам стало намного проще концентрировать внимание на текущих задачах.

Определились ли направления совершенствования «Академии ТЕРАТЕК»?

Да, с этим всё достаточно понятно. Во-первых, наращивание самой базы знаний, поскольку она пока ещё охватывает не всё — по нашим оценкам, в коллективном доступе находятся решения примерно 60% периодически возникающих вопросов. Во-вторых, текущая «рихтовка» контента, отражение новых рыночных трендов, вновь появляющихся технологий, изменений нормативной базы. В-третьих, платформу предстоит органически вписать во все жизненно важные процессы компании, сделать так, чтобы она воспринималась всеми сотрудниками «ТЕРАТЕК» как естественный элемент служебной жизни. Уже в ближайшем будущем «Академия» станет живым воплощением нашего общего достояния — экспертного опыта, накопленного за несколько десятилетий активности на рынке. Ведь самое ценное, что есть у «ТЕРАТЕК» — это люди и опыт.

Компания:  ИА Безопасность Сегодня / ТЕРАТЕК (TERATEK), Группа компаний